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Un nostro cliente (PMI a Matera) aveva necessità di estrarre dati contabili da ricevute cartacee.

In pratica l'ufficio amministrazione aveva la necessità di leggere ed estrapolare i dati contabili da molti documenti relativi a ricevute e scontrini per calcolare i rimborsi spesa di dipendenti e collaboratori.

Il processo era questo:

• Fase1: Il dipendente e/o collaboratore durante una trasferta doveva conservare le ricevute e gli scontrini per i rimborsi sepsa.
• Fase2: Al rientro dalla trasferta, il collaboratore e/o dipendente doveva consegnare i documenti all'amministrazione.
• Fase3: L'amministrazione doveva scansionare i documenti ed inserire i rispettivi dati all'interno di un foglio excel che riepiloga le trasferte.

Questo processo si ripeteva tutte le volte che qualcuno andava in trasferta.
Abbiamo realizzato una applicazione automatizzata integrando WhatsApp ed Intelligenza Artificiale ed il processo è diventato:

• Fase1: Il dipendente e/o collaboratore durante una trasferta appena riceve uno scontrino o una ricevuta fa una foto con il cellulare e lo invia ad un numero WhatsApp dedicato.
• Fase2: L'automazione riceve il documento lo analizza utilizzando Intelligenza Artificiale ed estrae i dati necessari (data, descrizione, importo, ecc).
• Fase3: In maniera completamente automatizzata i dati estrapolati dalle immagini vengono scritti sul file excel.
• Fase4: Al rientro dalla trasferta i documenti saranno archiviati solo ai fini di conservazione, se ritenuto necessario.

Cosa è cambiato:
L'amministrazione non deve più preoccuparsi di scansionare i documenti ed analizzarli uno alla volta per inserirli nel file excel di riepilogo.

• Tempo risparmiato
• Eliminazione di errori